オーディションシステム化完全ロードマップ ~集客から応募者管理まで~

オーディションを開催する際、多くの参加者を対応する場合に多くの工数を要してきたかと思います。
オーディションの対応や管理で1日の大半の時間を過ごす担当者様が多くいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、これまで多くのオーディションを行なってきて、年間約3,000名以上のエントリー者対応をしてきた弊社が完全にWeb化したオペレーションを公開致します。

1. オーディションのシステム化とは

オーディションのシステム化はエントリー者の集客をはじめとした書類審査用書類からエントリー者管理、合否連絡、お知らせなど全てをオンラインで完結する仕組みです。

Web上で一元管理できるところに強みがありますし、Webで全て対応することでエントリー者の負担の軽減やオーディション全体で発生するコスト削減にも繋がります。

2. 一般的なオーディションの流れ

一般的なオーディションの流れは下記の通りです。本システム化は下記の流れを前提に全てをWebでシステム化するものとします。
なお、面接は一概にオンラインが最善とは言えませんが、ここではオンライン面接する場合のおすすめツールのみご案内するものとします。

上記流れに関して、それぞれ①集客②応募③会話（コミュニケーション）④面接⑤エントリー者管理の順にそれぞれで解説していきます。

①集客

集客はできる限り多くのユーザーの目に触れるよう様々な媒体に掲載すると良いです。
予算の都合もあるかと思いますが、思いつく限りの媒体には掲載していくことがお勧めです。

オーディション集客において、弊社でもよく使うのが下記媒体です。

（1）オーディションサイト
→様々なオーディション情報がまとめられたポータルサイト
＜主なオーディションサイト＞
・オーディションKYAM.PUS
https://kyampus.net/
・Deview
https://deview.co.jp/
・オーディションプラス
https://audition.nerim.info/
・オーディションnarrow
https://narrow.jp/

どのサイトも無料掲載から始められるので全てのサイトで掲載し、相性の良いオーディションサイトで課金などして集客を加速化しましょう。

（2）SNS
TwitterやInstagram,Tiktokなどオーディションを受けるメインターゲットの層はSNSで情報を取得することが多いです。その為、SNSで広告を打ったり自社のオーディションの様子をSNSで拡散することは非常に効果的です。

（3）自社ホームページ
集客とは少し異なりますが、エントリー者はオーディション主催者の信頼をホームページの有無やリッチさで測ることも非常に多いです。
どれだけ集客しても、信頼性に欠けるとエントリーが全く集まらないこともございますので、是非ホームページ制作も頭に入れておいていただければと思います。

②応募

エントリー者を集客した後、応募をして頂きます。
これまでは郵送やメールなどで対応される主催者様も多かったと思いますが、当社でご提案するのは「アンケートフォーム」を使った応募方法です。

応募フォームはエントリー者から徴収したい情報（名前や年齢、志望動機など）を簡単に徴収でき、全て一元管理できる為、お勧めです。

これまでの方法では一個一個のエントリーを手作業で管理したり書類やメールを見失ったという経験もあるかと思います。

③会話（コミュニケーション）

エントリー者のエントリーを受け付けた後、オーディション説明や面接のご案内をするためにこれまでは電話やメールを使ったコミュニケーションが主だったかと思います。
しかし、10代20代のエントリー者が多い場合、電話やメールのレスポンスが悪いと感じたことはないでしょうか？
実際に彼らのほとんどは普段のコミュニケーションに電話やメールを使わないことから、使い方が分からないというケースもあります。

弊社ではその中でLINE公式アカウントを使ってLINEによるコミュニケーションを取っております。
LINEはエントリー者にとって非常に慣れているツールであり、弊社でもLINEに変更した結果、非常にスピーディなレスポンスや高い返信率を実現しました。

LINE公式アカウントは無料で開設でき、主催者様のLINEURLをエントリー者に送ればすぐにメッセージを開始できるため、できるだけ導入することをお勧めします。

LINE公式アカウントはこちら
https://www.linebiz.com/jp/service/line-official-account/?utmsource=google&utmmedium=cpc&utmcampaign=kwmoaopenedsearch&gclid=CjwKCAjwzY2bBhB6EiwAPpUpZuMRv2gTJ-1j3itHW6gjmr26emyAM3RP9GmCWpmB3JwV3knyFQbmkxoC6fIQAvD_BwE

④面接

面接は対面・オンラインどちらの手段も有効かと思います。

実際にオーディションで採用する方とは対面で会って判断するのも良いかと思いますが、例えば一次面接などオーディション序盤ではオンラインを採用することで双方のコスト削減になります。

オーディションで使えるオンラインミーティングツールはこちらです。

【Googleミート】
https://apps.google.com/intl/ja/meet/
・Googleのミーティングツールなので、Googleアカウントがあれば始められる
・1:1のミーティングなら無料で使える
・有料プランも¥680/1ヶ月~と格安

【zoom】
https://zoomgov.com/jp-jp/meetings.html
・オンラインミーティングツールの定番で誰もが知っている
・学校の授業などでも採用されており、エントリー者にとって使いやすい

⑤エントリー者管理

エントリー者管理はオーディションにとって非常に重要です。
誰からいつエントリーがあったか、このエントリー者は今どの選考段階なのかを一目で把握できるようにするのは、オーディション管理を効率化するにあたり非常に重要です。

4. まとめ

オーディションシステム化のロードマップを解説しました。
オーディションにかかるコストを削減したかったりミスを減らしたい、効率化したい方は是非導入を検討してみて下さい。